Dokumentacja budynku rzadko wzbudza emocje mieszkańców. Zwykle przypominamy sobie o niej dopiero podczas awarii, kontroli lub zmiany zarządcy. Wtedy okazuje się, że części dokumentów brakuje, protokoły są niekompletne, a historia przeglądów urywa się kilka lat wcześniej.
Tymczasem kompletna dokumentacja wspólnoty mieszkaniowej jest jednym z fundamentów bezpiecznego zarządzania nieruchomością. Zwłaszcza, że to wspólnota mieszkaniowa jest właścicielem takiej dokumentacji. Oznacza to, że każdy jej członek ma prawo do wglądu w nią.
Problemy z dokumentacją potrafią ujawnić się dopiero wtedy, gdy jest już za późno.
Dokumenty techniczne – czego nie może zabraknąć?
Podstawowy zestaw powinien obejmować:
- projekty budowlane,
- dokumentację powykonawczą,
- odbiory instalacji,
- protokoły przeglądów,
- instrukcje urządzeń,
- dokumentację ppoż.
Brak nawet części dokumentów może utrudniać diagnostykę usterek oraz przeprowadzenie niezbędnych napraw. Łatwo może dojść do tragedii – jeśli np. w międzyczasie w inny sposób poprowadzono jakąś instalację w ścianie i nie zostało to ujęte w dokumentacji powykonawczej, to może się okazać, że podczas kucia w ścianie uszkodzimy jakiś przewód elektryczny lub sieć gazową. Jest to oczywiście drastyczny scenariusz, ale niestety nie niemożliwy.
Książka obiektu budowlanego
Książka obiektu budowlanego to jeden z najważniejszych dokumentów dotyczących nieruchomości.
Powinna zawierać informacje o:
- kontrolach,
- remontach,
- przeglądach,
- modernizacjach,
- zdarzeniach wpływających na budynek.
Nieaktualne wpisy mogą generować problemy podczas kontroli nieruchomości przeprowadzanej np. przez organy nadzoru budowlanego czy straż pożarną. Wprowadzenie elektronicznej wersji – Cyfrowej Książki Obiektu Budowlanego (CKOB) – jeszcze bardziej zobowiązuje zarządcę nieruchomości do regularnego i terminowego dokonywaniu przeglądów i wpisywania ich do CKOB.
Największe błędy przy przejęciu wspólnoty
Najczęściej pojawiają się:
- brak historii napraw,
- brak protokołów,
- niepełne dokumenty finansowe,
- nieuporządkowane archiwa,
- brak dokumentacji technicznej.
To właśnie dlatego doświadczeni dokumenty zarządcy nieruchomości analizują już podczas przejęcia budynku.
Podsumowanie
Aby uniknąć nieprzewidzianych problemów związanych z brakami niezbędnych dokumentów, nie należy pozostawiać sprawdzania ich kompletności na ostatnią chwilę. Warto upewnić się zawczasu, że wybrany przez nas zarządca nieruchomości w dobry sposób wywiązuje się z obowiązku prowadzenia i przechowywania niezbędnej dokumentacji. Jeżeli odkryjemy jakiekolwiek zaniedbania w tej kwestii powinno być to dla nas sygnałem ostrzegawczym. Jest to dobry moment na to, aby rozważyć zmianę administracji nieruchomości na taką, która będzie dbała o tę kwestię.
W MAWEN dokładnie analizujemy dokumentację już na etapie przejęcia wspólnoty, dzięki czemu ograniczamy ryzyko problemów organizacyjnych i kosztownych braków.