Zarządzanie nieruchomościami to nie tylko sprawy techniczne czy finansowe, ale także odpowiednia komunikacja z właścicielami lokali. Jednym z kluczowych momentów w życiu każdej wspólnoty mieszkaniowej jest zebranie właścicieli – czy to coroczne, czy nadzwyczajne. Pojawia się jednak pytanie: czy o takim zebraniu administrator nieruchomości musi powiadomić właścicieli na piśmie?
Co mówi prawo?
Zgodnie z ustawą o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r, zarząd lub zarządca nieruchomości ma obowiązek zwołać zebranie wspólnoty przynajmniej raz w roku – do końca pierwszego kwartału.
Wspomniana ustawa w art. 32 ust. 1 określa jednoznacznie formę zawiadomienia: „O zebraniu ogółu właścicieli lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 określenie sposobu zarządu nieruchomością ust. 1, zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie”.
Pisemnie – czyli jak?
Według dominującej opinii sądów oraz prawników na piśmie oznacza tradycyjną papierową formę a nie formę elektroniczną.
Zawiadomienie na piśmie powinno zawierać:
- datę, godzinę i miejsce zebrania,
- porządek obrad,
Czy trzeba dołączać projekty uchwał? Art. 31 ust. 2 brzmi: „W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany”. Z pewnością taką uchwałą będzie uchwała dotycząca planu gospodarczego oraz w sprawie sprawozdania finansowego i projekty tych uchwał należy dołączyć do zawiadomienia o zebraniu.
Ważne jest, aby zawiadomienie zostało doręczone z odpowiednim wyprzedzeniem – dalsza część wspomnianego przepisu dokładnie precyzuje ten termin. Administracja nieruchomościami powinna poinformować każdego właściciela lokalu o planowanym zebraniu „przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania”.
E-mail? Tak, ale pod warunkiem
W dobie cyfryzacji coraz więcej wspólnot mieszkaniowych komunikuje się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zawiadomienie e-mailowe jest ważne tylko wtedy, gdy właściciel lokalu wyraził pisemną zgodę na taką formę kontaktu. Choć nie można tego przyjąć za pewnik, a raczej za zabezpieczenie zarządcy nieruchomości, ponieważ nie ma tego określonego w przepisach.
Bez takiej zgody, zawiadomienie e-mailowe może zostać uznane za nieskuteczne, co w przypadku spornych decyzji (np. podjęcia uchwały) może prowadzić do ich unieważnienia w sądzie.
A co, jeśli ktoś nie odbierze pisma?
Jeśli zarządca nieruchomości wysłał zawiadomienie na ostatni znany adres właściciela i zrobił to z odpowiednim wyprzedzeniem, to spełnił swój obowiązek – nawet jeśli właściciel nie odebrał listu. Z praktyki warto stosować potwierdzenia doręczenia (np. podpis przy odbiorze, list polecony, e-mail z potwierdzeniem odczytu).
Zawiadamianie o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej powinno mieć formę pisemną – w wersji papierowej lub elektronicznej, ale tylko za zgodą właściciela. To nie tylko zgodność z prawem, ale także dowód dochowania należytej staranności przez zarządcę nieruchomości.
Dobra komunikacja to fundament skutecznego zarządzania nieruchomościami.