Jeszcze kilka lat temu funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych opierało się głównie na papierowych dokumentach, telefonach od mieszkańców i tablicach ogłoszeń. Uchwały krążyły między skrzynkami pocztowymi, zgłoszenia usterek były przekazywane telefonicznie, a znalezienie konkretnego dokumentu wymagało przeszukiwania segregatorów. Dziś oczekiwania mieszkańców są zupełnie inne.

Właściciele lokali chcą mieć szybki dostęp do informacji, możliwość załatwiania spraw online i stały kontakt z zarządcą. To właśnie dlatego nowoczesne zarządzanie nieruchomościami coraz częściej opiera się na automatyzacji procesów.

Cyfryzacja wspólnot nie jest już dodatkiem. Dla wielu budynków staje się standardem.

Zgłaszanie usterek bez telefonów i maili

Jednym z najbardziej widocznych obszarów zmian są zgłoszenia techniczne.

Nowoczesny system dla wspólnot mieszkaniowych pozwala mieszkańcom:

• zgłaszać usterki przez aplikację,
• dodawać zdjęcia problemu,
• wskazywać lokalizację awarii,
• śledzić status zgłoszenia,
• otrzymywać informacje o postępie prac.

To rozwiązanie eliminuje chaos informacyjny i ogranicza liczbę telefonów.

Mieszkaniec nie musi zastanawiać się, czy zgłoszenie zostało przyjęte. Wszystkie informacje pozostają zapisane w systemie.

Elektroniczne głosowania i uchwały

W wielu wspólnotach zebranie wymaganej liczby głosów nadal stanowi duży problem. Mieszkańcy są zajęci, często podróżują lub wynajmują lokale.

Dlatego cyfrowa obsługa wspólnot coraz częściej obejmuje elektroniczne głosowania.

Korzyści są bardzo konkretne:

• szybsze podejmowanie decyzji,
• większa frekwencja,
• łatwiejszy dostęp do dokumentów,
• mniej błędów organizacyjnych.

Dla wspólnot oznacza to znacznie sprawniejsze funkcjonowanie.

Cyfrowy obieg dokumentów

Jednym z najczęściej pojawiających się problemów jest dostęp do dokumentacji.

Mieszkańcy pytają o:

• uchwały,
• rozliczenia,
• regulaminy,
• protokoły zebrań,
• historię kosztów,
• dokumenty finansowe.

Przy tradycyjnym modelu zarządzania odnalezienie takich danych wymaga czasu.

Dobra administracja nieruchomości coraz częściej wykorzystuje elektroniczne repozytoria dokumentów.

Dzięki temu właściciele lokali mają dostęp do potrzebnych informacji przez całą dobę.

Automatyzacja rozliczeń i komunikacji

Coraz więcej wspólnot wdraża:

• e-kartoteki,
• płatności online,
• przypomnienia o należnościach,
• automatyczne powiadomienia,
• komunikaty techniczne.

To rozwiązania, które z jednej strony usprawniają pracę zarządcy, a z drugiej zwiększają przejrzystość.

Mieszkańcy oczekują dziś podobnych standardów jak w bankowości internetowej czy usługach cyfrowych.

Czy cyfryzacja zastąpi zarządcę?

To częste pytanie.

Odpowiedź brzmi: nie.

Technologia nie zastępuje doświadczenia, procedur i odpowiedzialności. Narzędzia cyfrowe mają wspierać procesy, a nie eliminować człowieka.

Profesjonalny zarządca nadal odpowiada za:

• organizację działań,
• koordynację ekip,
• nadzór techniczny,
• bezpieczeństwo budynku.

Technologia jedynie pozwala robić to szybciej i skuteczniej.

Miejsce na ilustrację w połowie artykułu: mieszkaniec korzystający z aplikacji wspólnoty na telefonie.

W MAWEN wykorzystujemy rozwiązania cyfrowe, które usprawniają kontakt z mieszkańcami, przyspieszają reakcję na zgłoszenia i zapewniają stały dostęp do najważniejszych informacji. Bo nowoczesna wspólnota oczekuje nowoczesnych narzędzi.